O que é e-Procurement e de que forma pode impactar sua loja virtual?

O que é e-Procurement e como pode impactar a loja virtualDevido às oportunidades e facilidades de empreender no mercado online, a concorrência cresce a cada ano. Para vender bem, não basta mais só abrir uma loja virtual. Você precisa ter estratégias para se destacar no mercado e fazer o negócio crescer. Uma das estratégias utilizadas é o e-Procurement.

Vamos explicar o que é e-Procurement, como funciona, as vantagens de utilizá-lo e, claro, como implementá-lo com sucesso na loja virtual. Acompanhe!


O que é e-Procurement?

O e-Procurement é um sistema de negociação realizado pela internet que facilita a gestão de compras por meio da automação de processos. Isso possibilita que usuários encontrem compradores e fornecedores de produtos e serviços mais específicos.

O termo e-Procurement é normalmente utilizado para descrever os processos de compras baseados no business-to-business, principalmente aqueles realizados online, por meio de plataformas digitais. Essa estratégia envolve tecnologias de big data analytics para o fechamento de parcerias com fornecedores.

Como funciona o e-Procurement?

O e-Procurement conta com ferramentas e recursos (bancos de dados) integrados entre os departamentos envolvidos, como vendas e estoque. A ideia é ter um software completo no que diz respeito ao gerenciamento de pedidos e de insumos no estoque, para facilitar as contratações de serviços para o e-commerce.

Ou seja, relatórios gerenciais podem ser emitidos na tela do computador para auxiliar a tomada de decisões dos gestores. Além disso, os módulos incluem abas de catálogos, cotações, requisições, leilões, pedidos, gestão de contratos, pagamentos, recebimentos e follow-up das transações efetuadas.

Como os principais fornecedores são reunidos em um único lugar, essas funcionalidades permitem identificar e analisar os melhores para cada necessidade.

Quais são os tipos de e-Procurement?

Atualmente, existem 3 tipos principais de e-Procurement:

  • ERP (Enterprise Resource Planning): são softwares de gestão que integram as informações entre os departamentos da empresa. O objetivo é otimizar o uso dos recursos com base nos dados, gerando agendamentos automáticos para a realização de pedidos ao fornecedor;
  • e-Sourcing: também conhecido por leilão reverso, esse modelo usa a internet como principal ferramenta para encontrar os melhores fornecedores. Quando muitos são reunidos, eles dão lances para disputar o comprador;
  • e-Informing: é baseado somente na troca de informações entre compradores e fornecedores, formando um banco de dados rico para as negociações. O e-mail é uma das ferramentas mais utilizadas nesse modelo.

Como o e-Procurement impacta positivamente a loja virtual?

Separamos algumas das principais vantagens que a loja virtual pode ter ao implementar o e-Procurement nos processos.

Gera vantagem competitiva

O e-Procurement ajuda a loja virtual a obter preços mais competitivos, repassando a economia em forma de descontos e promoções para o consumidor. Consequentemente, o negócio fica em evidência, ganha destaque no mercado e acumula um volume de vendas suficiente para estimular o crescimento.

Melhora o atendimento

Outra vantagem importante do e-Procurement é que ele otimiza o atendimento ao cliente. Como o sistema aprimora os processos de compra, muitos erros de envio são eliminados e o negócio passa a entregar exatamente o que promete ao consumidor.

Além disso, a agilidade faz com que o cliente espere menos tempo pela separação e envio dos produtos.

Padroniza as compras

Quando as compras são realizadas em diversos fornecedores, sem um controle rigoroso e um procedimento padrão, pode haver diferenças de marcas e oscilações nos preços a cada pedido. Isso gera uma imagem ruim para o negócio e prejudica as vendas.

Porém, dá para resolver esse problema com o e-Procurement. O sistema favorece a criação de métodos que estabeleçam conformidade aos pedidos, cruzando as informações de necessidades da empresa em cada período com os fornecedores que possam atendê-las adequadamente.

Economiza tempo

A automação de processos proporcionada pelo e-Procurement influencia a parametrização da avaliação dos fornecedores. Isso gera decisões de compras com maior rapidez e de forma acertada.

Ou seja, o profissional responsável pelas compras deixa de realizar análises manuais, passando a visualizar dados e estatísticas na tela do computador com apenas alguns cliques. Essa automação de análises permite que os gestores concentrem mais tempo e esforços nos aspectos estratégicos do negócio, como as vendas.

Agiliza processos

Depois que os profissionais pegarem o jeito, poderão enxergar melhor os benefícios proporcionados pelo e-Procurement em relação ao Procurement tradicional — que é manual e offline. Alguns deles são:

  • registros armazenados em bancos de dados seguros e de forma automática;
  • envio e recebimento digitalizado das confirmações de pedidos;
  • formulários com preenchimento automático de dados;
  • reutilização de formulários previamente preenchidos.

Essas facilidades contribuem para a realização de tarefas com maior rapidez e menos erros no departamento de compras.

Reduz custos

Por meio do e-Procurement, a maior parte dos processos de compra é digitalizada e o uso de papel pode ser drasticamente reduzido. Com a economia desse custo operacional, o negócio ganha um fôlego no fluxo de caixa para investir em outras áreas, como atendimento ao cliente, prospecção e fidelização de novos consumidores.

Minimiza erros

A documentação eletrônica é mais simplificada e, por isso, fica mais fácil verificar erros de digitação. Como a impressão da papelada se torna desnecessária, os erros identificados podem ser corrigidos no formato digitalizado antes de você salvar e enviar a versão revisada.

Além disso, os documentos podem ser comparados aos dos pedidos anteriores, permitindo que os profissionais identifiquem as alterações antes da confirmação, avaliando as condições atuais e estabelecendo novos termos.

Como implementar o e-Procurement na loja virtual?

O modelo mais utilizado para a implementação do e-Procurement em lojas virtuais é o baseado em softwares de gestão ERP. Porém, algumas empresas oferecem as funcionalidades do sistema online, hospedado na nuvem.

Nesse modelo, conhecido como SaaS (Software as a Service), você paga uma assinatura para ter acesso às ferramentas de que precisa, usando apenas um link no navegador web. Assim, dá para poupar tempo e dinheiro com instalações e atualizações em servidores ou computadores próprios.

Depois, é só treinar o uso simulando pedidos para se tornar apto. Lembre-se: é importante fazer essa parceria com uma empresa confiável e com grande experiência em plataformas de e-commerce para realmente ter eficiência nos processos.

Agora que você já sabe o que é e-Procurement e como ele funciona, aproveite as nossas orientações para otimizar as operações da loja virtual e alcançar resultados maiores.

Quer saber mais sobre o assunto? Veja 5 razões para utilizar um ERP na organização dos canais de venda!

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