Em um mercado altamente competitivo, é preciso evitar ao máximo o desperdício de tempo e recursos na rotina de trabalho. Afinal, enquanto se perde horas com, por exemplo, burocracia na empresa, os concorrentes podem se aproximar dos clientes. É preciso, então, saber como reduzir essas atividades morosas e direcionar o foco para o desempenho da loja.
Imagine o seguinte cenário: uma vez por semana, você precisa deixar algumas funções de lado para acompanhar, uma por uma, as notas fiscais emitidas pelo negócio. Quantas horas ao longo de um mês são desperdiçadas com essa atividade? Ou, pior, quantas ideias ou ações estratégicas poderiam ter sido tomadas no mesmo período?
Para aumentar as vendas da loja virtual, é preciso, portanto, adotar algumas práticas que otimizem as operações. Elas vão permitir maior concentração em atividades estratégicas.
Quer saber como reduzir a burocracia na empresa e potencializar os resultados? Então, continue a leitura deste texto!
Qual é o impacto da burocracia nos resultados da empresa?
De acordo com um levantamento realizado pela Federação do Comércio de Bens, Serviços e Turismo do Estado de São Paulo (FecomercioSP), a burocracia custa, em média, R$ 79 bilhões por ano às pequenas e médias empresas do Brasil. Em relação ao tempo, a estimativa é de que 120 dias de trabalho são desperdiçados por conta de atividades burocráticas.
Portanto, além de precisar lidar com consumidores cada vez mais exigentes e a ampla concorrência, é necessário superar as dificuldades administrativas internas. Um relatório do Banco Mundial mostra que os empreendedores brasileiros costumam perder quase duas mil horas por ano para lidar com documentos e atividades burocráticas.
Imagine se todo esse tempo — e recursos — fosse utilizado para inovar? Refazer o portfólio de produtos do e-commerce, procurar novos fornecedores ou, até mesmo, adotar estratégias de marketing digital. Essas são apenas algumas das tarefas que podem ser colocadas em ação. Por isso, é preciso saber o que fazer para reduzir a burocracia na empresa.
O que fazer para reduzir a burocracia na empresa?
Afinal, quais práticas adotar para agilizar os processos internos? Veja algumas dicas para aumentar o desempenho das operações!
Organize o ambiente de trabalho
Por mais que a tecnologia tenha um papel importante dentro do processo de desburocratização, o começo do trabalho é no espaço físico. É necessário, portanto, organizar o ambiente, assim como a documentação e o estoque. Enfim, deve-se definir os espaços para cada etapa. Dessa forma, é possível iniciar as atividades para evitar a burocracia dentro da empresa.
Digitalize as tarefas
Após organizar todos os documentos, por exemplo, é fundamental digitalizá-los e, em seguida, fazer o armazenamento em computadores e, até mesmo, na nuvem. O objetivo é permitir que os conteúdos possam ser acessados de qualquer lugar. Isso agiliza processos e evita o desperdício de tempo, por exemplo, com a procura por um determinado papel dentro das gavetas.
Delegue responsabilidades
Como você não administra o negócio sozinho, é importante confiar as responsabilidades mais adequadas para cada profissional. Primeiro, identifique quais são as tarefas que precisam ser executadas e cruze-as com as habilidades e competências dos colaboradores. A partir disso, delegue as atividades sem sobrecarregar ninguém, tirando o máximo da produtividade de cada funcionário.
Automatize os processos
A tecnologia também pode facilitar o processo de automatização dentro da empresa. Ao procurar por uma solução para gestão integrada de e-commerce, você consegue evitar o desperdício de recursos e tempo, acelerando todos os processos internos. O controle das notas fiscais emitidas, por exemplo, passa a ser realizado de forma automática.
A ideia é evitar que o time da sua empresa reduza a produtividade priorizando atividades burocráticas. Se isso vale para as ações de e-mail marketing, por que não fazer o mesmo com relação aos processos internos? Afinal, a automatização das tarefas permite que o foco seja direcionado para atividades mais estratégicas.
Invista na tecnologia
A boa notícia é que a tecnologia é extremamente eficiente para agilizar os processos internos. Além de ferramentas para produtividade, você pode procurar por marketplaces para reduzir as obrigações e responsabilidades no dia a dia. É preciso analisar quais são as necessidades e os objetivos e, então, investir nas soluções adequadas.
Sempre avalie as ações
Após todas as práticas, o trabalho ainda não está finalizado. Um último passo necessário é avaliar tudo o que está sendo feito. Assim, você poderá saber se, de fato, as ações estão surtindo o efeito esperado.
Pode ser que o desempenho interno na empresa tenha melhorado, por exemplo. Porém, isso não significa que já não existem pontos em que é possível desenvolver caminhos mais eficientes. O monitoramento permite clareza sobre a performance da empresa. E em um cenário de tanta competição, essa é uma maneira de sempre oferecer o melhor ao cliente e reduzir os custos.
Quais são os ganhos de reduzir a burocracia na empresa?
De nada adianta oferecer produtos de qualidade elevada ou por preços acessíveis se, em longo prazo, o desempenho for prejudicado pela burocracia na empresa. Afinal, o desperdício de tempo e recursos impacta diretamente todas as ações, sejam de vendas, sejam de marketing ou de qualquer outro setor.
Por isso, ao reduzir as tarefas burocráticas no e-commerce, pode-se garantir que o foco esteja exclusivamente em formas de conquistar melhores resultados de vendas. Os benefícios da redução da burocracia podem ser vistos aos poucos, mas de modo irrevogável, garantindo o desempenho para entregar a melhor experiência ao consumidor.
Agora que já sabe o que fazer para reduzir a burocracia na empresa, que tal ler outros artigos relevantes para o desempenho da loja virtual? Assine a nossa newsletter e receba materiais como este por e-mail. Dessa forma, você sempre estará atualizado sobre as técnicas e tendências do mercado!
