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Como as agências podem aumentar a produtividade e resultados


Os desafios dos gestores de agências nos tempos atuais são inúmeros e cada vez se tornam mais complexos, por diversos fatores e, alguns deles são, as novas tecnologias, a mudança de comportamento da sociedade e uma nova forma de se comunicar. Por isso, é importante que eles desenvolvam habilidades para lidar com situações de alta complexidade. Um desses desafios refere-se à gestão e é pensar em estratégias que contribuam para aumentar a produtividade da equipe e da agência como um todo. Afinal, a produtividade está totalmente relacionada à lucratividade. Quer ver algumas dicas para aumentar a produtividade da agência? Vamos lá!

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1)  O que é produtividade?

Há muitas pessoas que confundem produtividade com produção. E sim, existe uma diferença entre elas. De forma resumida, a produtividade é a capacidade de fazer mais utilizando cada vez menos recursos e em menos tempo. Já a produção, é todo tipo de atividade que visa a origem de um produto ou serviço. Ou seja, está totalmente relacionada à volume. Ela tem mais relação com o que deve ser feito do que como deve ser feito. O objetivo principal da produtividade é a busca por melhores resultados através do estímulo ao trabalho, o que acaba auxiliando no crescimento da empresa como um todo.

2) A importância de mensurar a produtividade na agência

Nas agências, como existe um grande volume de trabalho – muitas vezes complexos e com prazos apertadíssimos – o grande desafio é fazer mais em menos tempo e mantendo a qualidade desejada. Por isso a importância de todo o gestor ter um olhar direcionado para a produtividade: enquanto a produção está mais preocupada com a quantidade, a produtividade preocupa-se mais com a qualidade do que é entregue.

Além disso, em um ambiente altamente inovador como o das agências, a criatividade está totalmente associada ao nível de eficiência que conseguem ter no ambiente de trabalho. Afinal, como ser criativo em um ambiente em que você não consegue controlar as entregas e as demandas do dia-a-dia? A organização é a base de tudo. Organizando, você pode mensurar com mais assertividade.

Mas afinal, o que impede as agências de melhorarem a produtividade?

  1. Ausência de processos e fluxos de trabalho: conforme mencionado acima, não ter processos definidos e uma visão clara para equipe de como as atividades devem ser executadas pode criar um ambiente bagunçado, que irá impedir a inovação, a criatividade. Mas não é só isso. A flexibilidade e dinamismo que são cruciais em uma agência também podem não existir caso você não se preocupe com os processos.
  2. Ausência de um briefing padronizado: é aí que a maioria das agências está pecando. Se você acha que fazer o briefing não é importante, repense. É um trabalho que demora e tem certa complexidade, mas é fundamental para que toda a equipe entenda o que deve ser feito e fique na mesma página. Já parou para pensar quantos trabalhos devem ser refeitos por conta de falta de informações ou quanto tempo o criativo pode perder correndo atrás de informações básicas que já poderiam ter sido detalhadas em um bom briefing? Caso ainda não tenha, acesse esse modelo gratuito e mãos à obra!
  3. Falhas operacionais, pouca organização e controle: alguns exemplos de falhas podem ser tarefas sem responsabilidades definidas, tarefas duplicadas, não determinar um prazo para conclusão. Já pensou? O funcionário da agência gasta um bom tempo para concluir uma tarefa e quando você vê, não precisava ter sido feita naquela semana e, sim, só na outra?
  4. Ausência de um olhar para a gestão: a gestão de uma agência é complexa. As rotinas são complexas. Olhar para ela exige muita dedicação e tempo. Coisa que a maioria dos gestores não possuem “sobrando”. Porém, é importante que se comprometam e dediquem tempo para ter esse olhar, pois, sem ele, é impossível uma agência ter sucesso.

     3) Dicas práticas para aumentar a produtividade

Há algumas atitudes simples que você pode adotar ainda hoje para sua agência ter mais sucesso e controle sobre a produtividade. Listamos abaixo:

Planeje

Não é novidade para ninguém que a ausência de planejamento pode acarretar em uma grande desorganização e dificultar o cumprimento dos objetivos estratégicos do negócio. Por isso, planejar cada atividade, cada projeto, é importante. Anote essa frase clássica que você já deve ter ouvido por aí: “Para quem não sabe onde quer chegar, qualquer lugar serve.” Lembre-se da importância de definir seus objetivos e mapear o caminho. Afinal, você não quer que sua agência fique sem rumo, certo?

Defina metas

As metas ajudam toda a equipe a ter uma visão clara do resultado final. Defina-as e compartilhe com a equipe mensalmente. Ao criar um plano de metas o foco nos resultados acaba acontecendo naturalmente. Avalie o que é prioridade para a agência, se for reduzir as horas trabalhadas, por exemplo, pode ser feito através de uma ferramenta de gestão, com o acompanhamento por timesheet.

Padronize os processos

Ao padronizar e ter os protocolos necessários, as chances de erros no dia a dia diminuem muito. A ideia aqui não é tornar o trabalho monótono e burocrático, mas sim padronizar elementos que realmente façam sentido. Como por exemplo, como mencionamos anteriormente, o briefing. Como sua equipe necessita de agilidade devido aos prazos apertados, ao padronizar, vocễ tornará o fluxo de trabalho ainda mais ágil.

Priorize

Faça sua equipe saber o que deve ser feito primeiro. Isso evita que trabalhem em uma tarefa que não seja prioridade e deixem de lado outra que poderia ser feita antes. Uma dica aqui é definir essas prioridades junto com a equipe, a partir do planejamento, pois envolvê-los e fazê-los contribuírem para a decisão poderá ser muito mais produtivo. Já pensou em um acúmulo de atividades e nenhuma realizada por que ninguém sabia o que deveria executar primeiro? Não, realmente esse cenário está longe de ser o ideal.

Foque nos resultados

Você já planejou, sabe onde deseja chegar e o que fazer para isso. Então agora é hora de manter o foco. Não deixe tarefas entrarem na pauta se elas não irão contribuir de alguma maneira para o objetivo final. Pois, se elas não tiverem essa contribuição, de fato, não serão prioridade, certo? Assim o cronograma se mantém organizado e de acordo com o objetivo estratégico final. Além disso, tente não trabalhar com muito preciosismo. Entregue um trabalho de qualidade e que traga resultados para o cliente, mas lembre-se, ele não precisa ser perfeito. Precisa trazer os resultados desejados.

Treine os colaboradores

Capacitar a equipe é ponto fundamental no processo de aumentar a produtividade. Quando um colaborador trabalha focado em um só processo e desenvolve suas habilidades para ele, automaticamente, esse processo na agência vai sendo otimizado. É mais fácil otimizar o fluxo de trabalho quando você contrata profissionais especializados e oferece cursos e treinamentos para os existentes, eles passam a produzir com mais agilidade.

Aplique metodologias ágeis

Falando em agilidade, que tal tentar aplicar metodologias ágeis para que sua equipe produza mais? Basicamente, as metodologias ágeis são um conjunto de práticas eficazes que se destinam a permitir a entrega rápida e de alta qualidade, tendo uma abordagem de negócios que alinha o desenvolvimento do projeto com as necessidades e os objetivos do cliente. Elas podem ser aplicadas em qualquer tipo de projeto e vem ajudando muitas equipes a enfrentarem desafios dos prazos das entregas.

Tenha boa liderança e comunicação

Olhar para o seu estilo de liderança pode fazer a diferença sabia? Entender o seu estilo gestor é fundamental para saber como lidar com as situações complexas. A construção de uma liderança sólida requer maturidade, autoconhecimento e confiança. É papel do líder também motivar a equipe e fazer a comunicação fluir. Em uma agência é essencial contar com ferramentas que facilitem a comunicação e a gestão como um todo.

Conclusão

Apesar da correria do dia a dia, ter um tempo para olhar para algumas questões básicas que mencionamos aqui, irá fazer sua agência ter mais sucesso aumentando a produtividade. Há algumas ações que devem ser frequentes, produtividade requer padronização, criação de fluxos de trabalho e ao mesmo tempo um olhar aberto para inovação, sem deixar a flexibilidade de lado.

Autor do post: Operand, empresa de Joinville -SC que possui um software para equipes criativas. A Operand ajuda Agências de Publicidade, Comunicação, Marketing Digital, Equipes de Marketing e Tecnologia e outros tipos de negócios a otimizarem a sua gestão e melhorarem a sua produtividade.

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