“ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning. Trata-se de um software que promove um controle centralizado dos principais departamentos de uma empresa, por meio da automação e controle de dados. Entre as principais atividades contempladas estão: compra de insumos, controle de produção, marketing e vendas, gestão de inventário, frete e pagamentos, finanças, entre outros.”

O parágrafo acima explica de forma resumida o que é um ERP. Mas, mesmo conhecendo esse conceito, nem sempre é fácil entender como ele pode ser colocado em prática.

Em uma loja virtual isso não é diferente.

Há inúmeras variáveis que precisam ser gerenciadas simultaneamente neste tipo de operação, tais como finanças, recursos humanos, projetos e até o desenvolvimento de produtos.

Quando o controle de todos esses elementos se torna complexo, a automação acaba se tornando uma alternativa relevante. E justamente nesse ponto o ERP pode ser a solução. Vamos debater melhor o assunto neste post.

Quais as vantagens em se utilizar um software ERP?

A principal vantagem em se utilizar um ERP é a centralização de fluxos e dados em uma única interface. Isso garante que todos os processos se desenvolvam de forma organizada, rápida e muito menos suscetível a erros.

Além disso, há uma série de vantagens tangíveis (mensuráveis) e intangíveis (imensuráveis) que merecem ser mencionadas:

• Diminuição dos custos por meio da redução do desperdício de materiais e mão de obra;
• Aumento da produtividade, pois a automação dos processos permite ganhos no tempo de produção e nos processos administrativos;
• Redução no prazo de entrega, por conta do aumento na produtividade e por melhorias no fluxo operacional;
• Maior eficiência nos processos relacionados a suprimentos, compras e controle de reposição de estoque;
• Diminuição do risco de erros fiscais e multas, já que o sistema permite a gestão de regras tributárias;
• Maior integração entre setores, simplificando o fluxo de informações dentro da organização;
• Possibilidade de detecção de erros para a melhoria nos processos;
• Otimização do tempo dos gestores da empresa, que passam a gastar menos tempo em processos operacionais e podem se dedicar a assuntos de maior relevância.

Fatores decisivos para contratação de um ERP

Se você trabalha com vendas online em um e-commerce próprio ou via marketplaces, listamos alguns fatores que podem servir de gatilho para a contratação de um ERP.

1) Crescimento

A medida que a empresa cresce surgem novos clientes e demandas que necessitam de processos inovadores e mais eficientes. De início, você pode adaptar a rotina anterior para esse novo funcionamento com planilhas e tabelas. Mas para que a mudança seja mais rápida e sem perda de dados antigos, o ideal é fazer a contratação de um ERP.

2) Segurança

Informações relacionadas à empresa, na maioria dos casos, são o que a organização tem de mais valioso. Deixar processos e protocolos em planilhas e documentos simples pode ser um risco grande. Um sistema ERP, ao contrário, fornece toda a estrutura necessária para garantir a segurança dos seus dados, que são criptografados e protegidos pela robustez da plataforma.

3) Tempo

Um funcionário, mesmo que tenha aptidão com a ferramenta, costuma demorar um tempo maior para compilar os dados e repassar informações estratégicas. Com um sistema ERP, ele vai conseguir fazer o mesmo trabalho com muito mais rapidez, garantindo maior eficiência no processo.

4) Erros

Toda vez que a empresa comete algum erro, perde-se tempo nas correções ou para refazer a atividade. Se você observar que determinados processos começam a apresentar falhas repetidas, o ERP pode ser uma alternativa.

5) Controle

Entender perfeitamente todos os processos é essencial para empreendedores e gestores que cuidam da operação e da saúde do negócio. Se em algum momento os profissionais envolvidos começam a perder o controle sobre o que ocorre na operação do negócio, significa que a contratação de um ERP é necessária.

O que considerar antes de contratar um ERP?

Agora que já vimos quais são os sinais aparentes que indicam a necessidade de contratar um ERP, chegou a hora de entender quais características devem ser consideradas antes de escolher um sistema para implementar na empresa.

Primeiramente, é preciso entender quais são as metas de curto, médio e longo prazo que a empresa deseja atingir com o software, visando entender como cada opção de solução pode ajudar a atingir o objetivo. Não vale a pena contratar um sistema que terá de ser substituído no futuro, quando a empresa estiver em outra realidade.

Por essa razão, também é importante escolher um software modular, que seja personalizável à realidade da empresa. Dessa maneira, mesmo depois de algum crescimento, você poderá adaptar o sistema para atender a uma nova demanda de processos do negócio.

Por fim, é importante considerar uma ferramenta que caiba no orçamento previsto pela empresa e no prazo de implementação necessário.

Conclusão

Softwares de automação e gestão são essenciais para a operação de empresas de todos os tamanhos, pois são eles que facilitam o trabalho e a tomada de decisões.

Eles também garantem que a empresa possa crescer de forma muito mais organizada, pois seus gestores têm garantia de que todas as informações relevantes estão seguras, com os processos determinados e funcionando perfeitamente.

Se você possui uma escala expressiva nas vendas em marketplace, a contratação de um ERP pode ser interessante. Mas lembre-se sempre que existem soluções integradas, como o Olist, que permitem um bom nível de controle e gerenciamento das vendas de forma prática e acessível. Faça as contas e avalie qual a melhor solução para o seu negócio!